AESC

Nous cherchons notre futur(e) Assistant·e administratif·ve

Vos missions principales s’articuleront autour de :

Gestion administrative

• Manager le réapprovisionnement, la gestion et le suivi du stock de fournitures du bureau
• Fournir une assistance générale aux visiteurs internes et externes
• Conduire l’achat de produits alimentaires pour l’organisation des meetings ou visites clients
• Contribuer au processus d’autorisation de travail des employés étrangers (visa, autorisation de travail, )
• Assurer la gestion logistique de tous les besoins des collaborateurs STA étrangers (recherche logement, voiture, ouverture compte bancaire, démarches sécurité sociale…) et assurer un support pour leur installation en France.
• Assurer le back up de l’assistante RH pour la gestion des visites médicales des salariés en son absence ainsi que la gestion des badges des nouveaux entrants et affectation des vestiaires
• Assurer l’assistanat éventuel du General Manager (agenda, voyages…)

Evénementiel et voyages

• Assurer un soutien logistique pour l’organisation d’événements intervenant sur site ou à l’extérieur avec différentes parties prenantes ( réservation des salles et préparation, gestion des repas, ou petits déjeuners, si nécessaire), interactions avec les différents prestataires
• Assurer la gestion des voyages du personnel susceptible de se déplacer via nos outils internes (SAP Concur) ;

Titulaire d’un BAC +2 Min (type BTS Assistant de Direction) ou Bachelor vous appréciez les tâches diversifiées et avez un grand sens du service. Vous êtes organisé(e) , rigoureux(se) et savez gérer les priorités. 

Un niveau d’anglais correct est exigé pour interagir aussi en interne avec des interlocuteurs non francophones. 

La maitrise complète du chinois est requise l’ensemble de nos détachés étrangers étant principalement chinois.

   #LI-EO1

• Administrative Assistance
• Business English
• Chinese
• English
• French to English
• Mandarin Chinese
• Traditional Chinese Medicine
• Cantonese Chinese

Your main responsibilities will include:

Administrative Management

• Manage the replenishment, tracking, and monitoring of office supply inventory

• Provide general support to both internal and external visitors

• Handle the purchase of food and beverages for meetings or client visits

• Assist in the work authorization process for foreign employees (visas, work permits, etc.)

• Oversee all logistical arrangements for incoming foreign STA employees (housing search, car rental, bank account setup, social security procedures, etc.) and support their relocation to France

• Provide backup support to the HR Assistant in managing employee medical checkups during their absence, as well as badge distribution for new hires and locker assignments

• Potentially assist the General Manager with administrative tasks such as scheduling and travel arrangements

Event Management & Travel

• Provide logistical support for on-site and off-site events involving various stakeholders (room booking and setup, managing meals or breakfasts as needed), and coordinate with service providers

• Manage business travel arrangements for staff using internal tools (SAP Concur)

Profile sought:
You hold a minimum of a two-year degree (e.g., BTS Executive Assistant) or a Bachelor's degree. You enjoy diverse tasks and have a strong service-oriented mindset. You are organized, detail-oriented, and able to prioritize effectively. 

A good command of English is required to interact with non-French-speaking colleagues. Fluency in Chinese is essential, as most of our expatriates are Chinese

  #LI-EO1